Les Fondamentaux
Assurer l'authenticité d'un document,
Identifier l'auteur d'un document,
Stocker des documents pendant plusieurs années,
Prévenir la destruction accidentelle de documents.
Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire ! Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble être une alternative évidente...
La Gestion Electronique des Documents regroupe un ensemble de techniques facilitant la gestion des flux des documents entrants, sortants ou circulants au sein de votre entreprise.
Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire !
Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble être une alternative évidente. Cela permet de faciliter la recherche et garantit à l’entreprise un système d’information plus efficace et performant.
PheB intègre tout au long de sa chaîne de production et de traitement de l'information un outil puissant prenant en charge directement les opérations de gestion des documents...
La Gestion Electronique de Documents au coeur de votre Logiciel Achats...
Votre logiciel Achats se doit d'intégrer tout au long de sa chaîne de production et de traitement de l'information un outil permettant la prise en charge directe des opérations de gestion des documents. La GED Gestion Electronique de Documents est à la fois un enjeu organisationnel et de Réduction des coûts. Si la GED est naturellement associée à ses propres coûts d'exploitation (infrastructure, formation), elle permet surtout de réduire divers coûts liés directement associés à l'existence de documents papier.
De nombreux documents sont créés ou modifiés chaque jour dans l'entreprise. A ces coûts, Il est indispensable d'y ajouter les documents provenant de l'extérieur de l'entreprise, gérer l'ensemble de ces documents, s'assurer de leur traitement, faire en sorte qu'ils soient routés aux bonnes personnes... Toutes ces tâches et process peuvent s'avérer titanesques. La GED fournit une interface centralisée permettant de retrouver tout document.
Si les procédures mises en oeuvre sont adaptées, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. La situation critique où l'unique copie d'un document important était « perdue » dans le tiroir d'un collaborateur en congés appartient au passé.
Grâce à la GED intégrée au coeur de votre logiciel Achats, un document dématérialisé est stocké et son état de traitement courant est connu à tout moment. Un document dématérialisé peut aussi circuler plus rapidement que son support papier. Les transferts lors de l'établissement ou de la validation d'un document deviennent instantanés. L'amélioration de la traçabilité et de la fluidité de circulation des documents permet en soi des gains de productivité. Chercher un document spécifique ou rassembler les pièces d'un dossier est sans commune mesure plus rapide.
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…Nous avions une gestion au format papier (3 exemplaires...), des documents stockés au département comptable et non partagés. Par conséquent, la GED est devenue un élément clé de notre productivité et à supprimé tout risque d'erreurs...
J.P. Bidault
Contrôleur de gestion
Association Vaincre la Mucoviscidose
La Gestion Electronique des Documents regroupe un ensemble de techniques facilitant la gestion des flux des documents entrants, sortants ou circulants au sein de votre entreprise. Les solutions logicielles de gestion des Achats de PhD Business Solutions intègrent tout au long de la chaîne de production et de traitement de l'information, un outil puissant prenant en charge directement les opérations de gestion des documents...
...Notre solution est un véritable outil de démocratisation de l’information. La GED a décentralisé l'information...
Damien LEFEVRE
Contrôleur de Gestion Direction Administrative & Financière
France Mutuelle
La GED Gestion Electronique de Documents, Enjeux règlementaires pour répondre aux contraintes légales en matière d'archivage
La législation et les règlementations imposent certaines contraintes en matière d'archivage
La GED offre des outils (signature, validation, archivage) pour répondre à ces contraintes.
L'utilisation d'un logiciel de gestion des achats vous ouvre les portes de l'efficacité et à de réelles économies. Ainsi, le ROI dégagé autour de sa mise en place peut être estimé autour de nombreux axes. Optimisation de la chaîne achats et logistique, économie supérieure à 50 % des coûts de traitement, amélioration de la performance dans la relation et les négociations auprès des fournisseurs...
Procure to Pay est la solution logicielle entièrement dédiée à la gestion du processus Procure to Pay (P2P) intègrant l'ensemble du système Achats et de la Comptabilité Fournisseurs, de la gestion des commandes à la conformité Achats, de la réception jusqu'à la facturation et le paiement...
Le Procure to Pay est un processus global qui englobe une succession de multiples activités. Plusieurs étapes s’intègrent dans un workflow s'adaptant chaque structure autour de ses propres procédures (sous-étapes supplémentaires, définition du degré d'automatisation des activités...).
Pheb est une solution modulaire qui se situe au cœur de la gestion financière. Entièrement conçue autour de l'idée d'optimisation des flux de données, Pheb permet à vos équipes de faire remonter des informations ciblées et de cadrer en temps réel autour de trois pôles clés : la Gestion des budgets, la gestion des engagements et la gestion des achats.
Résultat, les responsables de votre entreprise peuvent se consacrer aux fonctions stratégiques & fondamentales, en toute efficacité...
PheB est la solution de gestion des processus budgétaires disponible sur votre poste de travail ou en mobilité.
Adaptable à tous types d'organisations et à votre entreprise, Process IT propose un ensemble d'outils facilitant la modélisation de processus métiers et techniques, centralisés ou entièrement décentralisés.
En optimisant et en rationalisant vos processus internes de gestion, en favorisant la productivité des équipes Finance et leur montée en compétences, Process IT minimise les délais de production de l'information, tout en réduisant les coûts associés.
Process IT est la solution de gestion des processus.
Votre logiciel de gestion des Achats propose des avantages financiers indéniables pour la Direction Financière, bien au-delà de la relation que vous pourrez développer avec vos fournisseurs. Celui-ci répond à une exigence règlementaire toujours plus présente, autour de dématérialisation des factures. Simplifier le traitement des données, élaborer des prévisions de trésorerie sur les flux d’achats (réalisés ou en cours), contrôler les transactions financières et optimiser les délais de paiement des fournisseurs sont autant d'éléments clés de votre gestion d'entreprise.
De nombreux autres avantages peuvent être cités, opportunité de remise sur paiement anticipé, réduction des coûts de traitement des factures justifiées par leur dématérialisation, automatisation des processus chronophages (réduction des doublons au niveau des saisies manuelles) ou optimisation des reporting financiers et des clôtures comptables.
Le contexte sanitaire que traversent les entreprises ces derniers mois pousse celles-ci à travailler sur leur performance, que celle-ci soit interne ou externe. Quelle que soit sa taille, l'entreprise se doit d'investir massivement dans la numérisation de ses processus et l'informatisation de la fonction achats.
Les solutions logicielles de gestion des Achats de PhD Business Solutions s'intègrent de façon parfaitement transparente avec votre ERP ou FRP.
C'est à la fois un gage de souplesse et de parfaite autonomie dans l'utilisation de votre future solution de gestion des Achats.
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PhD Business Solutions est l'éditeur de solutions logicielles leader sur la marché de la gestion des Budgets, des Engagements, des Achats, du processus Procure to Pay et de la gestion des processus métiers.
Aujourd’hui, PhD Business Solutions compte plusieurs centaines de clients et plusieurs milliers d’utilisateurs en France (Métropolitaine, DOM/TOM) et en Afrique Francophone (Sénégal, Congo, Gabon, Cameroun, Mali, Côte d’Ivoire, Guinée…) sur l'ensemble de ses offres.
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