Les budgets

Choisir sa bonne structure budgétaire

C’est la première des actions menées au sein d’une organisation pour créer un budget. Plus des trois quarts (68%) des entreprises interrogées sur le sujet déclarent utiliser une structure budgétaire par centre de coûts... Choisir sa bonne structure budgétaire est un élément clé pour coller au plus juste aux ressources d’une organisation. 

Budgétisation par « Centre de coût »

L’exploitation de ce type de budget implique une construction budgétaire exécutable au niveau des centres de coûts. Ce choix permet un suivi détaillé des dépenses par nature et favorise la comparaison des prévisions aux coûts réels constatés. Cette typologie favorise un suivi strict de la rentabilité d’une activité.

Ainsi, la mise en œuvre du budget nécessite l’allocation d’un montant pour chaque centre de coût et la répartition de celui-ci sur chaque catégorie de dépense. Chaque budget est contrôlé par le responsable du centre associé. 

Budgétisation par « Projets »

Le budget annuel est pour de nombreuses entreprises le principal outil de pilotage et de mesure. La création de « budgets par projets » propose une vision analytique et temps réel d’une structure de coût, là où l’élaboration d’un budget traditionnel pêche par son manque de détail et de réalisme à un instant T.

En donnant accès à des données opérationnelles et dynamiquement mises à jour, le budget par projet permet aux chefs de service et aux patrons d’activités d’obtenir une visibilité financière détaillée de chaque projet. 

Le budget par projet devient ainsi un outil d’aide à la décision et à la prévision budgétaire. 

Budgétisation par « catégorie d’achats »

Cette dernière catégorie simplifie le reporting grâce à une budgétaire extrêmement détaillée. Cependant, celle-ci nécessite une préparation amont importante et la participation soutenue de personnes clés de l’entreprise.

C’est la première des actions menées au sein d’une organisation pour créer un budget. Plus des trois quarts (68%) des entreprises interrogées sur le sujet déclarent utiliser une structure budgétaire par centre de coûts... Choisir sa bonne structure budgétaire est un élément clé pour coller au plus juste aux ressources d’une organisation.

8 étapes clés pour défendre votre budget…en période difficile…

Négocier son prévisionnel et obtenir l’ensemble des ressources dont votre organisation aura besoin l'an prochain reste un exercice toujours incertain, quelle que soit la période. Quels arguments mettre en avant ? Quelles sont les erreurs à éviter ?

Étapes 1 - Élaborer un budget signifie souvent de résoudre la " quadrature du cercle". Parce qu'en ces temps de disette budgétaire, il vous est souvent demandé de réduire ses dépenses tout en maintenant efficacité et agilité. Ainsi, en anticipant bien en amont cet exercice périlleux, vous prenez une sérieuse avance pour concrétiser les arguments clés nécessaires à la défense de votre projet. Pensez qu’il vous faudra faire entendre la voix du terrain, face à une hiérarchie à la vision embrumée par le manque de  concret.

Étapes 2 - Éclaircissez le cadre et ses enjeux. Ainsi, vos différentes propositions se doivent de rester le plus possible en cohérence avec la stratégie de l'entreprise, tout du moins sur les 12 prochains mois. Rien ne vous empêche cependant de poser les premières pierres d’une évolution souhaitée à 24/36 Mois. Si votre direction générale n’a pas diffusé une lettre de cadrage sur les grandes lignes en termes d'investissements, de salaires, de frais généraux et l'évolution de chiffre d'affaires (CA), renseignez-vous auprès du contrôleur de gestion ou du directeur financier sur les grandes tendances pour l’année.

Obtenez des précisions sur les objectifs attendus par votre entité : Croissance de 20% du CA par une nouvelle gamme de produits ou services, diminution de 10 % des impayés, implantation de nouveaux outils informatiques…

Étapes 3 - Invitez le passé avec discernement. Construire votre futur budget en vous appuyant sur l’exercice précédent et ajuster quelques chiffres de droite ou de gauche n’est pas la méthode à suivre. N’oubliez pas : Objectifs = Moyens ! Pensez à l’avenir et à ses conséquences lors de votre chiffrage.

Pour exemple, vous êtes Directeur Marketing et avez des objectifs sur un nouveau territoire. Votre dépense N-1 a été de 5M€ et votre ambition est d’obtenir une augmentation de 10% pour ce nouvel exercice. Difficile, voir impossible, pour vous d’afficher une demande de 5,5M€. En adoptant une approche moins globale et en décortiquant l’année précédente, vous trouvez les arguments décisifs pour faire passer votre demande. « L'année passée, nous avons réalisé diverses opérations qui ont eu pour conséquence d’augmenter notre chiffre d’affaires de X%. Aujourd’hui, 500K€ de plus nous permettraient d’augmenter de XX% notre taux de pénétration sur le marché et de fragiliser la concurrence…. »

Étapes 4 - Décortiquez vos postes de dépenses. Moyen imparable pour justifier vos besoins, vous rassurez, de plus, votre hiérarchie…

Étapes 5 - Devancez les risques du marché. Quel que soit le sérieux de vos prévisions, vous ne serez pas à l'abri de fluctuations. Anticipez les dérives possibles afin de ne pas réagir au coup par coup. Expliquez les incidences « matières premières ou évènements exceptionnels » pouvant avoir un impact significatif sur le suivi de votre budget.

De la même manière, anticipez des évolutions possibles de règlementations pouvant avoir une incidence sur les ventes d’une gamme de produits. Mieux encore, imaginez les solutions et ses surcoûts…

Étapes 6 - Pensez « Retour sur Investissement ».  Fil rouge de votre argumentaire, c’est l’occasion de démontrer en quoi votre plan d’actions permettra de faire des profits, transformant vos dépenses en ressources. Vous êtes une entreprise de transport et souhaitez mettre en œuvre un programme d'éco conduite, avec le risque de voir exploser votre budget formation ? En listant les avantages liés à votre initiative vous ferez plus facilement passer celle-ci (une économie de 20 à 30% de gasoil, une baisse des accidents, une diminution des coûts d'assurance, une image d'employeur responsable…).

Étapes 7 - Prévoyez toujours un plan B. Évitez la création de deux scénarios, votre Manager sera souvent enclin à privilégier le moins couteux. Par contre, rien ne vous empêche de travailler sur des nuances par petites touches.

Exemple : privilégiez une succession de campagnes marketing à une campagne unique, réaménagez des locaux plutôt que d’agrandir un site,… Si le périmètre de votre entreprise change, pensez-y afin d’éviter de vous retrouver piégé par vos propres engagements….

Étapes 8 - Soignez votre document de synthèse. Son objectif est de faire partager vos vues à la direction et de rentre tout aussi responsable des conséquences de ses décisions. Faire plus avec moins demande des sacrifices. Seul un document structuré reprenant vos objectifs, le contexte, les différentes hypothèses et les risques, seront indispensables le jour "J".