Le choix d'un Logiciel Achats responsables de la gestion de votre processus Procure To Pay n'est pas aisé. Passez en revue l'ensemble de vos processus actuels et identifiez les domaines à améliorer. Quelles limites souhaitez-vous ne pas franchir ? Parlez à d'autres professionnels de votre domaine pour savoir quelles solutions logicielles Achats ils utilisent. Assistez si besoin des salons professionnels (même si ses temps de COVID ne favorisent le présentiel) il existe des salons virtuels ou des présentations sous forme de meeting connecté. Lisez la presse sur les problématiques Achats afin de vous tenir informé des dernières tendances sur l'évolution de votre marché et sur la manière dont vous devrez peut-être vous adapter pour préparer l'avenir. StratégieAchats est un excellent média visant à détailler chaque semaine des sujets de fond sur la problématique des Achats.
Créez ensuite un plan d'action qui abordera les points suivants :
Le produit miracle n'existe pas. L'utilisation de la seule brique Achats de votre ERP ne sera pas capable de satisfaire longtemps votre service Achats et les demandeurs de votre organisation. Chaque solution nécessite des compromis et souvent, votre système d'information est composé d'une myriade de briques logicielles, expertes dans leur domaine, cette typologie d'architecture, appelée BofB (pour Best of Bread), littéralement "la meilleure solution pour mon besoin", représente aujourd'hui 50% d’équipements logiciel en entreprise, alter ego direct de l'ERP censé réunir les meilleurs des mondes.
Hiérarchiser vos besoins en listant les fonctionnalités que vous aimeriez avoir et celles que vous devez absolument posséder est essentiel. Classez les priorités de ces caractéristiques spécifiques en fonction de ce qui est vraiment nécessaire.
La liste faite, consultez les éditeurs de logiciels répondant aux besoins métiers souhaités et comparez à partir de votre liste d'exigences les retours obtenus. Consacrez du temps pour hiérarchiser vos besoins et évaluer totalement toutes subtilités des logiciels Achats que vous imaginez comme candidat.
Mais cette liste ne fait pas tout. Le diable se cache dans les détails. Cocher les bonnes cases c'est un début, savoir mettre en oeuvres les fonctions souhaitées sans mettre en branle une "usine à gaz" est une autre affaire. La démonstration produite est indispensable pour apprécier toutes les nuances fonctionnelles et les rapprocher de vos besoins.
L'identification des éditeurs de Logiciels Achats capables de répondre sur le papier à vos exigences théoriques, place à la pratique. Communiqués vos besoins aux élus et assurez-vous qu'ils les comprennent parfaitement. Demandez une démonstration de la façon dont leur solution répond à toutes vos exigences.
Fuyez les démonstrations purement fonctionnelles ! La présentation d'une offre doit s'articuler autour de votre métier et de vos problèmes et ne doit pas être déroulée de fonctions pour la fonction. Dans les faits, toutes les solutions du marché savent gérer une demande d'achat ! mais votre interlocuteur connait-il les problématiques auxquelles sont confrontées les organisations comme les vôtres ? L'expertise métier de votre interlocuteur doit être son premier sésame...
À ce stade, vous êtes à présent en mesure de comparer quelques éditeurs de solutions Achats. Sollicitez ceux-ci à présent pour qu'ils vous communiquent des références clients ayant des exigences similaires aux vôtres. Enfin, ne négligez pas les points suivant :
Un nouveau logiciel de gestion des achats peut être la clé qui libèrera la rentabilité de votre entreprise. Prenez du temps pour analyser et bien faire les choses et le temps que vous aurez consacré à vos choix sera récompensé.
L'utilisation d'un logiciel de gestion des achats vous ouvre les portes de l'efficacité et à de réelles économies. Ainsi, le ROI dégagé autour de sa mise en place peut être estimé autour de nombreux axes. Optimisation de la chaîne achats et logistique, économie supérieure à 50 % des coûts de traitement, amélioration de la performance dans la relation et les négociations auprès des fournisseurs...
Procure to Pay est la solution logicielle entièrement dédiée à la gestion du processus Procure to Pay (P2P) intègrant l'ensemble du système Achats et de la Comptabilité Fournisseurs, de la gestion des commandes à la conformité Achats, de la réception jusqu'à la facturation et le paiement...
Le Procure to Pay est un processus global qui englobe une succession de multiples activités. Plusieurs étapes s’intègrent dans un workflow s'adaptant chaque structure autour de ses propres procédures (sous-étapes supplémentaires, définition du degré d'automatisation des activités...).
Pheb est une solution modulaire qui se situe au cœur de la gestion financière. Entièrement conçue autour de l'idée d'optimisation des flux de données, Pheb permet à vos équipes de faire remonter des informations ciblées et de cadrer en temps réel autour de trois pôles clés : la Gestion des budgets, la gestion des engagements et la gestion des achats.
Résultat, les responsables de votre entreprise peuvent se consacrer aux fonctions stratégiques & fondamentales, en toute efficacité...
PheB est la solution de gestion des processus budgétaires disponible sur votre poste de travail ou en mobilité.
Adaptable à tous types d'organisations et à votre entreprise, Process IT propose un ensemble d'outils facilitant la modélisation de processus métiers et techniques, centralisés ou entièrement décentralisés.
En optimisant et en rationalisant vos processus internes de gestion, en favorisant la productivité des équipes Finance et leur montée en compétences, Process IT minimise les délais de production de l'information, tout en réduisant les coûts associés.
Process IT est la solution de gestion des processus.
Votre logiciel de gestion des Achats propose des avantages financiers indéniables pour la Direction Financière, bien au-delà de la relation que vous pourrez développer avec vos fournisseurs. Celui-ci répond à une exigence règlementaire toujours plus présente, autour de dématérialisation des factures. Simplifier le traitement des données, élaborer des prévisions de trésorerie sur les flux d’achats (réalisés ou en cours), contrôler les transactions financières et optimiser les délais de paiement des fournisseurs sont autant d'éléments clés de votre gestion d'entreprise.
De nombreux autres avantages peuvent être cités, opportunité de remise sur paiement anticipé, réduction des coûts de traitement des factures justifiées par leur dématérialisation, automatisation des processus chronophages (réduction des doublons au niveau des saisies manuelles) ou optimisation des reporting financiers et des clôtures comptables.
Le contexte sanitaire que traversent les entreprises ces derniers mois pousse celles-ci à travailler sur leur performance, que celle-ci soit interne ou externe. Quelle que soit sa taille, l'entreprise se doit d'investir massivement dans la numérisation de ses processus et l'informatisation de la fonction achats.
Les solutions logicielles de gestion des Achats de PhD Business Solutions s'intègrent de façon parfaitement transparente avec votre ERP ou FRP.
C'est à la fois un gage de souplesse et de parfaite autonomie dans l'utilisation de votre future solution de gestion des Achats.
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