Les Fondamentaux
Saisie des engagements, Contrôle des dépassements avec workflow spécifique, Gestion des dépenses hors engagements, Engagements pluriannuels, Dossiers d’engagements, Suivi des dépenses par lignes budgétaires, Traçabilité des engagements, Imputation automatique sur commandes et factures, Rapprochement Comptabilisé/Engagé, Circuits de validation paramétrables, Workflow de validation via messagerie électronique...
L'engagement est une réservation de fonds afin d'assurer que les dépenses réalisées ne dépasseront pas le budget préalablement défini. Les montants engagés peuvent être dépensés lorsque les factures fournisseurs qui font référence à une commande fournisseur sont confirmées. Les montants engagés sur une commande fournisseur sont alloués lorsqu'une facture fournisseur est confirmée afin de dépenser tout ou partie du montant engagé. Les montants alloués sont ensuite soustraits du montant des engagements de commande fournisseur.
En s’appuyant sur les autorisations et règles créées dans le module budgétaire, votre Logiciel Achats doit permettre la saisie centralisée ou décentralisée des engagements grâce à un circuit de validation par service pilotant l’acceptation, n’affichant que les lignes budgétaires autorisées. Les plafonds et les signataires sont facilement définis. Ces derniers sont informés par e-mail des actions à entreprendre.
L'engagement est une réservation de fonds afin d'assurer que les dépenses réalisées ne dépasseront pas le budget préalablement défini. Les montants engagés peuvent être dépensés lorsque les factures fournisseurs qui font référence à une commande fournisseur sont confirmées. Les montants engagés sur une commande fournisseur sont alloués lorsqu'une facture fournisseur est confirmée afin de dépenser tout ou partie du montant engagé. Les montants alloués sont ensuite soustraits du montant des engagements de commande fournisseur.
L'engagement préalable permet de réserver des fonds budgétés à des dépenses prévues. Ceux-ci sont alloués, mais n'ont pas encore été approuvés pour une commande fournisseur. Si un process d'engagement existe, il est possible de créer des demandes d'achat avec un montant engagé préalable pour les dépenses prévues. Les montants engagés préalablement sont alors enregistrés dans la comptabilité.
Une demande d'achat approuvée, il est possible de créer la commande fournisseur pour les montants demandés. Une fois créée et confirmée, une commande fournisseur pour le montant engagé préalablement sur une demande d'achat permet la création d"un engagement sur le montant alloué. Le montant engagé préalablement est alors automatiquement défalqué du budget. Ce principe évite qu'une réservation budgétaire soit prise en compte deux fois dans la comptabilité, à savoir aussi bien en tant qu'engagement préalable qu'en tant qu'engagement.
En s’appuyant sur les autorisations et règles créées dans le module budgétaire, votre Logiciel Achats doit permettre la saisie centralisée ou décentralisée des engagements grâce à un circuit de validation par service pilotant l’acceptation, n’affichant que les lignes budgétaires autorisées. Les plafonds et les signataires sont facilement définis. Ces derniers sont informés par e-mail des actions à entreprendre.
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…Nous avions une gestion des engagements sous format papier (3 exemplaires), des documents stockés au département comptable et non partagés. Par conséquent, nous n’avions aucune visibilité sur l’information globale autour du processus budgétaire, et de la gestion des engagements en temps réel…
J.P. Bidault
Contrôleur de gestion
Association Vaincre la Mucoviscidose
En s’appuyant sur les autorisations et règles créées dans le module budgétaire, votre Logiciel Achats doit permettre la saisie centralisée ou décentralisée des engagements grâce à un circuit de validation par service pilotant l’acceptation, n’affichant que les lignes budgétaires autorisées. Les plafonds et les signataires sont facilement définis. Ces derniers sont informés par e-mail des actions à entreprendre.
…La baisse de nos ressources, directement induite par l’effet de crise que nous connaissons aussi en Polynésie Française, a été déterminante dans notre volonté de rationaliser les coûts… »
1M€ d’économies ont été réalisées dès la première année de mise en place, soit (-) 14 % sur l’exercice...
La Direction de CCISM
Polynésie Française
Chambre de Commerce & Industrie de Papeete
Votre Logiciel Achats doit être en mesure d’enregistrer et de valider les différents documents d’achat en fonction des différents processus mis en place (Processus achat court, gestion des engagements seuls). Le processus court permet de décrire un achat dans lequel l’engagement est strictement égal au bon de commande. La saisie de la préparation de commande et de l’engagement est alors conjointes et la validation de l’engagement tient lieu de validation de la préparation de commande. Cette validation transforme automatiquement la préparation en bon de commande.
Le processus Engagement seul consiste à créer uniquement un engagement et à le faire valider. Cet engagement est ensuite consommé soit par une ou plusieurs écritures saisies directement dans la comptabilité soit dans ProcuretoPay par le biais d’une facture sur engagement.
Pour chaque type de documents d’achat (Engagement, Préparation de commande, Commande, Réception, Facture), plusieurs listes permettent d’afficher ces documents en fonction de leur état. Ces listes sont regroupées à l’intérieur d’une section. Chaque section permet non seulement d’accéder aux différentes listes concernant ces documents, mais permet également d’accéder aux documents à valider, à l’historique et aux actions spécifiques concernant ce type de document.
À l’intérieur de chaque section, les différentes listes et fonctionnalités accessibles sont regroupées à l’intérieur d’onglets déroulants. Les différentes sections sont accessibles en fonction des droits de chaque utilisateur via le bandeau situé à gauche de l’écran principal de l’application. La pastille située en regarde de chaque section permet de visualiser très rapidement le nombre de documents pour lesquels une action est requise de la part de l’utilisateur courant (Validation, correction ou suivi d’un litige).
Il doit être possible d’afficher les différents onglets correspondants. Par ailleurs, il est possible d’accéder à partir de la fiche de l’engagement aux différents documents en découlant (préparation(s) de commande, commande(s), réception(s) et facture(s). De la même façon, il est possible d’accéder à partir de la fiche d’une commande aux réceptions et factures concernant cette commande. On parle alors de documents « enfants ».
À partir de chaque document d’achat (préparation de commande, commande, réception ou facture) il est possible d’accéder à l’engagement correspondant. De la même façon, il est possible, depuis une réception ou une facture, d’accéder à la commande correspondante. On parle alors de document « Père ».
Seuls les engagements correspondant à l’exercice budgétaire sur lequel vous travaillez apparaissent. Il est possible de modifier le filtre multicritère en utilisant le bouton paramètres avancés. La liste déroulante située à droite de l’exercice de travail permet de modifier la présélection effectuée. La liste déroulante située en haut de la fenêtre permet d’afficher les engagements suivant leur état.
L'utilisation d'un logiciel de gestion des achats vous ouvre les portes de l'efficacité et à de réelles économies. Ainsi, le ROI dégagé autour de sa mise en place peut être estimé autour de nombreux axes. Optimisation de la chaîne achats et logistique, économie supérieure à 50 % des coûts de traitement, amélioration de la performance dans la relation et les négociations auprès des fournisseurs...
Procure to Pay est la solution logicielle entièrement dédiée à la gestion du processus Procure to Pay (P2P) intègrant l'ensemble du système Achats et de la Comptabilité Fournisseurs, de la gestion des commandes à la conformité Achats, de la réception jusqu'à la facturation et le paiement...
Le Procure to Pay est un processus global qui englobe une succession de multiples activités. Plusieurs étapes s’intègrent dans un workflow s'adaptant chaque structure autour de ses propres procédures (sous-étapes supplémentaires, définition du degré d'automatisation des activités...).
Pheb est une solution modulaire qui se situe au cœur de la gestion financière. Entièrement conçue autour de l'idée d'optimisation des flux de données, Pheb permet à vos équipes de faire remonter des informations ciblées et de cadrer en temps réel autour de trois pôles clés : la Gestion des budgets, la gestion des engagements et la gestion des achats.
Résultat, les responsables de votre entreprise peuvent se consacrer aux fonctions stratégiques & fondamentales, en toute efficacité...
PheB est la solution de gestion des processus budgétaires disponible sur votre poste de travail ou en mobilité.
Adaptable à tous types d'organisations et à votre entreprise, Process IT propose un ensemble d'outils facilitant la modélisation de processus métiers et techniques, centralisés ou entièrement décentralisés.
En optimisant et en rationalisant vos processus internes de gestion, en favorisant la productivité des équipes Finance et leur montée en compétences, Process IT minimise les délais de production de l'information, tout en réduisant les coûts associés.
Process IT est la solution de gestion des processus.
Votre logiciel de gestion des Achats propose des avantages financiers indéniables pour la Direction Financière, bien au-delà de la relation que vous pourrez développer avec vos fournisseurs. Celui-ci répond à une exigence règlementaire toujours plus présente, autour de dématérialisation des factures. Simplifier le traitement des données, élaborer des prévisions de trésorerie sur les flux d’achats (réalisés ou en cours), contrôler les transactions financières et optimiser les délais de paiement des fournisseurs sont autant d'éléments clés de votre gestion d'entreprise.
De nombreux autres avantages peuvent être cités, opportunité de remise sur paiement anticipé, réduction des coûts de traitement des factures justifiées par leur dématérialisation, automatisation des processus chronophages (réduction des doublons au niveau des saisies manuelles) ou optimisation des reporting financiers et des clôtures comptables.
Le contexte sanitaire que traversent les entreprises ces derniers mois pousse celles-ci à travailler sur leur performance, que celle-ci soit interne ou externe. Quelle que soit sa taille, l'entreprise se doit d'investir massivement dans la numérisation de ses processus et l'informatisation de la fonction achats.
Les solutions logicielles de gestion des Achats de PhD Business Solutions s'intègrent de façon parfaitement transparente avec votre ERP ou FRP.
C'est à la fois un gage de souplesse et de parfaite autonomie dans l'utilisation de votre future solution de gestion des Achats.
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Aujourd’hui, PhD Business Solutions compte plusieurs centaines de clients et plusieurs milliers d’utilisateurs en France (Métropolitaine, DOM/TOM) et en Afrique Francophone (Sénégal, Congo, Gabon, Cameroun, Mali, Côte d’Ivoire, Guinée…) sur l'ensemble de ses offres.
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